Estas son algunas de las preguntas más habituales respecto de esta forma de trabajo, que en realidad debería convertirse en filosofía de vida de la empresa.
Para echar un poco de luz sobre el asunto diré brevemente que, cuando hablamos de mejora continua nos referimos al “conjunto de actividades cuyo fin es lograr la mayor calidad posible/factible en todos los procesos, productos y/o servicios de una empresa”
Si quieren seguir a un autor, podemos citar a William Deming, un teórico de la calidad que sostuvo, “la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, y ese mejoramiento continuo se debe perseguir a diario en la empresa”.
Lo cual nos lleva a otra pregunta ¿De qué manera podría la empresa perseguir a diario la mejora continua como objetivo? De acuerdo con Deming podría sintetizarlo en 3(tres) facetas:
- Establecer el liderazgo como política empresarial y desarrollarlo de modo que tienda a la mejora continua de los equipos de trabajo. El líder debe estar completamente empapado de las diferentes tareas que se realizan a diario, para poder dar una respuesta rápida y efectiva frente a diferentes inconvenientes. Parece una obviedad, pero no lo es, ¿cómo podemos solucionar, colaborar, traccionar o mejorar lo que no conocemos?
- Mejorar nuestra planificación, la producción y los servicios de manera continua. Mejorar los procesos de trabajo o de los servicios, implica un voto de confianza en las capacidades de quienes trabajan con nosotros. Darles la oportunidad de que puedan contribuir con sus ideas y talento al mejoramiento de los procesos de la empresa, brindar libertad de opinión y de acción para aportar soluciones necesarias en momentos claves.
- Entrenamiento o capacitación como pilares del proceso de mejora continua. Lo vital, explicarle al equipo los beneficios de la capacitación, hacer que se sientan parte del proceso. No debemos excluir a nadie del proceso de capacitación. Personal de producción, logística, embalaje, marketing, ventas, contabilidad, atención al cliente, jefes, gerentes, todos involucrados y comprometidos con la capacitación que les permita mejorar continuamente. En palabras de Kaoru Ishikawa, «La calidad empieza por la educación y termina con la educación», y sostengo, en todos los niveles y áreas de la organización, de forma independiente que en la empresa sean 5 o 50.
La mejora continua no solo es aplicable en empresas con mucha dotación de personal y grandes volúmenes de producción. Es aplicable en toda organización con procesos de trabajo definidos y que requieran que los integrantes funcionen como un engranaje. Donde cada parte tenga actividades, que por más que sean iterativas sean efectivas y mejoren con el ejercicio.
Trabajar para el mejoramiento continuo
Hay varias metodologías para trabajar y desarrollar la mejora continua en la empresa. Puedo citar Six Sigma, Ki Wo Tsukau, ISO, Lean Manufacturing, Kaizen, Kanban, PDCA, AMFE de proceso… y más.
Explicaré dos, por una cuestión de proximidad y simpatía personal:
KANBAN
Para implementar Kanban no hace falta una gran inversión dineraria, ni una extensa capacitación respecto de su aplicación, pues consiste en un tablero de visión que sirve para para ver de primera mano, y a la vista de todos, el progreso del trabajo:
- Trabajo por hacer (primera columna a la izquierda)
- Trabajo en progreso (columna del centro)
- Trabajo terminado (primera columna a la derecha)
Tengamos en cuenta, todo el equipo/sector, debe poder visualizar el tablero de trabajo en tiempo real. O bien usamos un panel/cartelera grande y accesible o descargamos la aplicación Kanban Tool o Trello. Las dos tienen versiones gratuitas, intuitivas, multiusuario, y versiones premium no onerosas y mucho más completas.
¿A qué llamamos trabajo en curso? y ¿cuándo la tarea se da por terminada? Para esto debemos establecer previamente quién hace qué, en qué tiempo y con qué prosigue. Cada uno debe tener un número asignado de tareas, de preferencia, la cantidad de actividades deben distribuirse de forma equitativa. También se pueden hacer un kanban por sector o por proyecto y en paralelo, uno para el seguimiento de actividades de la empresa.
KAIZEN
Este método de trabajo, al igual que Kanban y JIT (just in time) fue desarrollado en Asia, puntualmente en Japón. Si de disciplina, innovación y tecnología hablamos, este país ha estado a la vanguardia desde los años ´70… logrando un enorme desarrollo de sus diferentes sectores de industria, en poco espacio, de forma creativa, rentable y con una calidad superior respecto de sus competidores.
¿Cuál es la idea rectora? Seamos hoy mejores que ayer, y mañana mejores que hoy. Los cambios en las tecnologías de producción y de comunicación, llevan a nuevas formas de relación comercial y social, hacia adentro y hacia fuera de la empresa.
Lo que obliga a las organizaciones a adaptarse para dar rápida respuesta, especialmente a los cambios de relación con los consumidores.
¿Qué nos permite el método Kaizen? Ofrecer un portfolio de productos o servicios con menores costos de producción o de desarrollo y brindar mejores tiempos de respuesta, en todo el proceso de la empresa.
